«У меня зависла программа», «Тут какой-то синий экран», «Мой компьютер сошел с ума», «Я в Экселе что-то нажал и у меня пропали все данные»... Если в вашем офисе такие фразы можно услышать чуть ли не каждый день, пора принимать меры. Прочитайте простые советы от бывалых сисадминов, и проблемы с компьютерами будут возникать гораздо реже.
Материал будет полезен системным администраторам небольших компаний. Если вы руководитель, покажите эту статью тому, кто у вас в офисе отвечает за компьютеры.

5.04.2022

Как малому бизнесу избавиться от проблем с компьютерами

Почему именно малый бизнес и какие проблемы возможны

1. Используйте компьютер только для работы

Снизить риски просто. Пусть все сотрудники при работе за компьютером в офисе придерживаются следующих правил.

Частые проблемы с компьютерами возникают в основном у сотрудников малого бизнеса. Почему? Потому что в крупных организациях есть отдел айтишников, которые следят за бесперебойной работой всей компьютерной техники в офисе. Таких проблем, как случайно удаленный файл, там просто не бывает.

Другое дело — небольшие компании. Персонал здесь, как правило, не систематизирует свой подход к работе на компьютере. Файлы хранятся на рабочем столе или в папке «Мои документы». О резервировании данных многие даже не слышали.
В результате важная информация может легко исчезнуть. Так бывает, если ломается диск или в компьютер попадает вирус-вымогатель.

Еще всегда есть риск, что при увольнении сотрудник назло шефу сотрет ценные данные со своего рабочего компьютера.

Советы, как избежать рисков

Компьютер в офисе должен помогать сотрудникам работать, а не развлекать их в рабочее время. На компьютерах должны стоять только те программы и приложения, которые нужны сотруднику для работы.

2. Работайте только за своим компьютером

В малом бизнесе, как в маленьком городе, часто все друг друга знают и тесно общаются. Это не всегда хорошо, особенно если у каждого сотрудника в офисе есть свободный доступ к компьютеру соседа. Сосед может что-то напортачить, пока хозяин рабочего места вышел на перекур, а разбираться придется долго.

Чтобы не допускать такого, создайте для каждого пользователя свою учетную запись, защищенную индивидуальным паролем. И приучите блокировать ее во время перерыва. Или настройке автоматическую блокировку, например, при 10-минутном простое.

3. Заведите файловый обменник

Сотрудники не должны держать рабочие документы каждый на своем компьютере. Пусть вся работа с документами ведется через общий файловый обменник.

В файловом обменнике надо настроить теневые копии и регулярное копирование информации на сетевое хранилище. Так вы сможете восстановить систему в случае сбоя и вернуться на какую-то дату в прошлом, когда всё работало как надо.

4. Сохраняйте файлы в сетевых папках

Рабочие файлы должны сохраняться только в сетевых папках. Данные с таких папок копируются и сохраняются централизованно.

Если не можете найти сетевые папки, сохраняйте на диск D или любой другой, кроме С. В случае сбоя, заражения вирусами, переустановки системы с диска C все данные безвозвратно стираются.

5. Не держите файлы на рабочем столе

Рабочий стол находится на диске C. Хранить на нем данные рискованно. А еще это приводит к нехватке места на диске, и компьютер начинает тормозить.

6. Регулярно чистите рабочий стол и «Загрузки»

Если сотрудники держат документы и файлы на рабочем столе, пусть регулярно проводят очистку. Хотя бы раз в месяц нужно чистить рабочий стол и папку «Загрузки». Пользователи часто скачивают файлы, они попадают в «Загрузки» и благополучно там забываются навсегда. Отсюда и зависания компьютера.

7. Создавайте короткие названия файлов

При сохранении файлов нужно соблюдать правило длины пути и длины наименования. В системе есть ограничения на общую длину пути до файла. Например, в Windows 10 это 260 символов.

Если полный путь к файлам вместе с папкой, где они хранятся, превышает максимальную цифру, возможны сбои. Файлы не будут открываться, удаляться, их невозможно будет переместить куда-либо.

Используйте наши рекомендации при работе, и компьютеры в вашем офисе перестанут «сходить с ума».

Чтобы вам было удобно, мы сохранили правила в виде памятки в pdf. Можно скачать, распечатать и повесить на рабочих местах.