В последние годы о необходимости сократить расходы задумывается едва ли не каждый собственник бизнеса. И одним из первых пунктов в списке на сокращение затрат оказывается ИТ-отдел — как самый дорогостоящий. Загвоздка в том, что это должна быть оптимизация, а не слепая экономия, от которой бизнес в конечном счете только пострадает.

Рассказываем, как сделать IT-инфраструктуру дешевле и эффективнее. Статья будет полезна руководителям компаний и ИТ-директорам.

10.03.2022

Сократить нельзя помиловать: как уменьшить расходы на ИТ-отдел
с выгодой для бизнеса

Проведите аудит

Чтобы понять, какие статьи расхода на информационные технологии съедают больше допустимого, нужно провести аудит. Это всесторонний анализ IT-инфраструктуры организации. Вот что в него входит:

Аудит помогает определить, что сократить, а что продолжать развивать. Чтобы получить объективную картину, лучше привлечь независимых специалистов. В любом случае по итогам аудита у вас на руках должен быть отчет о состоянии ИТ-инфраструктуры и рекомендации, как всё улучшить.

Спланируйте бюджет

Планирование бюджета — дело не самое увлекательное. Но без этого никуда. Бюджет поможет предотвратить незапланированные траты. И у вас не будет искушения урезать вообще все затраты на развитие парка оборудования и софта.
Планировать и составлять бюджет нужно и в крупных, и в маленьких компаниях. Соберите требования по ПО и «железу» со всех отделов, рассчитайте нужные мощности, обоснуйте траты и составьте бюджетный план с разбивкой по месяцам.
Пример ИТ-бюджета, который состоит из трех основных частей:

Оптимизируйте прикладную периферию и инфраструктуру

Нам довелось работать с руководителями, для которых считать расходники было зазорно. А зря. При правильном подходе эта статья расходов может дать хорошую экономию.

Начните с бумаги и принтеров. Никто не запрещает печатать рефераты на конторской технике. Но распечатывать всю серию «Гарри Поттера» из-за того, что жалко купить или лень читать с экрана, — это слишком. Оптимизировать процесс легко: введите профили печати для сотрудников и используйте ограничения доступа. Например, можно выделить в отдельную категорию аккаунт-менеджеров и закрыть для них доступ к цветной печати. Это существенно снизит стоимость печати одного листа.

Следите за износом и всегда имейте в запасе расходники, которые покупаете у поставщиков со скидкой. Если что-то внезапно закончится, не придется покупать это втридорога в ближайшем магазине.

Затраты на прикладную инфраструктуру сводятся к расходам на интернет и связь. Чтобы сократить их, важно правильно выбрать провайдера и тариф. Для этого обращайте внимание на пакетные предложения, читайте написанное мелким шрифтом под тарифами, оценивайте качество связи.

Переходите на облачные решения

Облачные сервисы — отличный инструмент для оптимизации работы ИТ-отдела. Они помогают экономить на оборудовании и зарплатах айтишников. Их легко подключать и отключать. Расходы на облачные решения не относятся к капитальным затратам компании.

Возьмем для примера типовую серверную ИТ-структуру российской компании с 50 штатными сотрудниками. В нее входит большое количество серверов: сервер терминального доступа, корпоративный портал, прокси-сервер, файловое хранилище, почтовый сервер и другие. Посчитаем, во сколько обходится содержание такой серверной структуры, не учитывая миллионные расходы на оборудование и ПО — будем считать, что они уже давно куплены:

Параметры

Стоимость ИТ-обслуживания (зарплата специалиста)

Затраты на энергопитание, охлаждение

Через VPN (могут использоваться протоколы PPTP, L2TP, SSTP, OVPN, WireGuard)

Своя ИТ-структура, ₽/мес.

Облако, ₽

0

0

0

60 000

5 000

3 000

Восстановление после крупных сбоев (в среднем, за 3 года)

0

8 000

Обновление лицензий ПО (в среднем, за 3 года)

0

15 000

Аренда сервиса

~60 000

0

Итого

~60 000

91 000

Вынесли сервера в облако — сэкономили от 30 000 ₽ в месяц.

Отдайте часть функций на аутсорсинг

ИТ-аутсорсинг — возможность получить услуги профессионалов за небольшие деньги. В таблице показано, насколько это выгодно и удобно:

Критерии

Экономия

Контроль

Доступность и работо-способность

Собственный ИТ-отдел

Аутсорсинг

Нет оформления в штат и отчислений. Можно сэкономить, если отнести расходы на бухгалтерские статьи затрат

Официальное оформление в штат, налоги и отчисления

Скорость реагирования
на локальные проблемы

Сложные задачи

Нужно регулярно контролировать штатных айтишников. Желательно для этого иметь в штате человека на должности ИТ-директора

Заключается соглашение о качестве обслуживания (SLA), которое регулирует все аспекты — сроки выполнения задач, уровень техподдержки, формы отчетности

Работники доступны согласно SLA (вплоть до 24/7)

Высокая скорость реагирования, работники находятся на месте

Регулируется SLA, требуется время на выезд работников к заказчику

Нужен бюджет на обучение, нет опыта, высок риск ошибок и отсутствия результата

Работа в большой команде специалистов (взаимопомощь), постоянная прокачка навыков на большом количестве разных задач, плановое повышение квалификации

Экономия по сравнению с содержанием штатных специалистов ощутимая. Показательный пример из нашего опыта — сотрудничество с пермским дилером «Минского автомобильного завода» (МАЗ). Компания искала сисадмина в штат, а получила целую команду специалистов по цене ниже зарплаты одного сотрудника.

Резюме

Сократить расходы на ИТ-отдел — вполне решаемая задача. Нужно провести углубленную реформу, но не допустить ущерба для развития бизнеса в долгосрочной перспективе. Наши советы помогут вам использовать свои ресурсы эффективнее и получать максимальную пользу.